成功するかどうかの80%は準備で決まる?

成功するかどうかの80%は準備で決まる?

木村情報技術の大坪です。イベント事業部でWeb講演会を開催するための準備を担当しています。
具体的には、ホテル等の会場予約や、インターネット回線、司会、食事、タクシーの用意などです。
他にも講演会に必要なものであれば、何でも用意します。
講演会本番の円滑な進行と成功のために、チーム員のそれぞれが心を込めて準備を進めています。

よく「準備8割(成功するかどうかの80%は準備で決まる)」「段取り八分」というように、準備の大切さを体験された方も多いのではないでしょうか。
仕事だけではなく、スポーツ・料理・試験・趣味の世界でも、準備や段取りの大切さを感じる時がありますよね。

では、実際にどのように準備を進めれば成功を収めることができるのでしょうか?
今回は、Web講演会を準備する中で、私なりに気を付けているいくつかのポイントについてお話させていただきます。

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目次

    目的や目標を明確にする

    弊社のWeb講演会運営・配信サービス「3eLive」は、主催者・視聴者・講演者の高い満足度を目指しています。

    どうすれば高い満足度を感じてもらえるのでしょうか?
    まず初めに、何を求められているのか知ることです。顧客のニーズをしっかりと確認し、どのような講演会を開きたいのか、最終的なイメージを共有することが大切です。
    会場の選定ひとつにしても、高級感を求めるのか、それともシンプルなスタイルを求めるのか、それとも場所や予算が一番大切なのか、確認と提案をしながら候補を上げていきます。

    最初にゴールのイメージを関係者で共有することで、認識の違いから発生する人的なリソースや時間のロスを防ぐこともできます。

    優先順位とスケジュールを決める

    必要な作業を書き出し、優先順位とスケジュールを決めます。
    まだ業務に慣れていない時期は、そもそもどんな作業が必要なのかわからなかったりしますよね・・。

    それに、何を優先しなくてはいけないのか判断に迷う時もありますよね。
    必要な作業や優先順位に迷う場合には、遠慮せずに先輩・上長・上司に相談してみましょう。

    ちなみに、その後の連絡や報告もお忘れなく。スケジュールが決まれば、実行です!

    確認を怠らない

    当然のことですが、実はとても大切な作業です。
    「普段はきちんと確認しているのに、この時だけ忘れていた・・」
    「あの時、ちゃんと確認していれば・・」と思った経験のある方もいらっしゃるのではないでしょうか?
    大抵のミスは、確認することで防げるものですし、確認した時点でミスに気付ければリカバリーもできます。

    情報共有とマニュアル化

    次に同じような作業をするときに効率よく動けるように、また、同じような失敗を繰り返さないためにも、チームで情報を共有しマニュアル化します。

    まとめ

    仕事では、決められた期限(納期)までに、求められた結果を出すことが当然です。
    もちろん、求められた以上の結果を出せるようになりたいものです。

    ビジネスシーンで仕事ができる人とは、しっかりと準備することで安心を感じ、リラックスした状態で本来の能力を発揮することができる人なのではないかと思います。

    細部に気を配り、入念に準備していても、予想外のトラブルが起こることはあります。
    そんな場面でも、落ち着いて本来のパフォーマンを発揮できるように、準備8割の意識で、日々の準備を大切にしたいですね。

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